Prise en main d’Adobe Connect – pour les hôtes

Adobe Connect est un logiciel qui permet d’organiser des classes virtuelles, des réunions à distance, des séminaires en ligne (nous utiliserons indifféremment les 3 dénominations dans la suite de l’article).

Dans une réunion Adobe Connect, on peut être soit :

  • hôte : la personne qui organise, invite, anime la réunion.
  • invité, participant : la ou les personnes qui ont été invitées pour participer à la classe virtuelle.

Cet article s’adresse aux hôtes. Si vous avez été invité à participer à une réunion Adobe Connect et que vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter cet article : Découvrir les classes virtuelles – participants (stagiaires)

Plan de l’article :

  • Problèmes techniques et dépannage > Voir
  • Les 8 étapes de la classe virtuelles > Voir
  • Créer une réunion > Voir
  • Inviter les participants > Voir
  • Vérifier le matériel > Voir
  • Tester sa connexion > Voir
  • Préparer ses documents supports > Voir
  • Se connecter à Adobe Connect > Voir
  • Modifier son nom d’hôte > Voir
  • Préparer la salle virtuelle > Voir
  • Charger des documents > Voir
  • Gérer son haut-parleur, son micro et sa webcam. > Voir
  • Ouvrir les droits aux utilisateurs sur leurs micro et leurs webcam > Voir
  • Gérer les rôles des participants > Voir
  • L’interface : onglet Réunion > Voir
  • L’interface : onglet Modules > Voir
  • Animer une classe virtuelle : quelques conseils > Voir
  • Les facteurs clés de la réussite de votre classe virtuelle > Voir
  • À télécharger > Voir

Problèmes techniques et dépannage

Si vous rencontrez des difficultés dans l’utilisation, vous pouvez nous contacter.
Si vous rencontrez des problèmes techniques, vous pouvez appeler l’assistance technique au de notre prestataire : 0970 440 168 (du lundi au vendredi).

!!! Lors de vos premières utilisation, il est important de tester le logiciel au moins 2 jours avant la réunion pour parer à d’éventuelles difficultés. Effectuez vos tests dans des conditions les plus proches de celles que vous rencontrerez lors du jour J.

Ex : 2 jours avant votre réunion vous testez votre matériel chez vous et tout fonctionne parfaitement. Le jour J, vous animez la réunion depuis votre lieu de travail et la connexion n’est pas assez stable…

Les 8 étapes de la classe virtuelles

En amont de la conférence :

  1. Inviter les participants
  2. Vérifier son matériel
  3. Préparer ses documents supports
  4. Se connecter à Adobe Connect
  5. Préparer la salle virtuelle

Animation de la conférence

  1. Accueillir les participants
  2. Gérer la classe virtuelle (onglet réunion, module)
  3. Animer la classe / réunion / webconférence

Créer une réunion

Utiliser Adobe Connect Central pour créer votre réunion.

Adobe connect central permet, entre autres, de consulter les réunions pre-existantes et d’en créer de nouvelles.

Pour créer une nouvelle réunion, vous allez spécifier le nom, l’heure de début, la durée et le type d’accès à votre réunion.

Sur la page de création d’une nouvelle réunion, vous entre l’ensemble des informations relative à votre réunion.

Inviter les participants

A la fin de la procédure de création d’une nouvelle réunion, on vous proposera d’inviter des participants en choisissant dans une liste. Vos stagiaires ou collègues ne se trouveront pas dans cette liste.Vous devrez passer par votre propre messagerie pour envoyer vos invitations aux personnes concernées.

Nous vous proposons un modèle que vous pourrez adapter en recopiant les informations spécifiques à votre réunion :

Nom de la réunion :  Presentationdafco

Résumé : présentation des fonctionnalités d’Adobe Connect

Invité(e) par : Annabelle FEUILLAFAY (annabelle.feuillafay@ac-caen.fr)

Date : 17/02/2014

Horaire : 9h30-10h30

Pour participer à la réunion :

https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/dafco/

—————-

Si vous n’avez jamais participé à une réunion Adobe Connect :

Testez votre connexion : https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/common/help/fr/support/meeting_test.htm

Consultez la présentation générale : http://www.adobe.com/fr/products/adobeconnect.html

Vérifier le matériel

  • Un casque avec microphone
    • Régler le volume du microphone
    • Régler le volume du casque
  • Un ordinateur avec une connexion Internet
  • Une webcam
  • Un environnement paisible

!!! Utiliser la configuration testée (même lieu, même ordinateur)

Tester sa connexion

Cliquez sur le lien suivant pour vérifier votre connexion. Tous les voyants doivent être au vert. https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/common/help/fr/support/meeting_test.htm

Lors du test de la connexion, tous les voyants doivent être au vert.

Préparer ses documents supports

Sur votre ordinateur, créez un dossier dans lequel vous mettez tous les fichiers dont vous allez vous servir pendant la webconférence. Les formats les plus simples à manipuler sont: les diaporamas Powerpoint (.ppt) et les documents PDF (.pdf)
Téléversez ces fichiers dans la partie Contenu de Adobe Connect Central :

Unable to display content. Adobe Flash is required.

Se connecter à Adobe Connect

Pour vous connecter à Adobe Connect Central, rendez-vous sur cette page : https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/

Entrez votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à Adobe Connect

Consultez cet article pour obtenir les informations de connexion (identifiant, mot de passe) : http://arcaentice.com/?p=451

Une fois votre réunion créée dans Adobe Connect Central, vous obtiendrez un lien de type

https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/NomDeVotreRéunion.

C’est ce lien qu’il faut entrer dans votre navigateur pour accéder à la réunion. C’est aussi le lien que vous transmettez à vos invités.

Sur la page d’identification de votre réunion, vous avez 2 choix : entrer en tant qu’invité (1) ou entrer en tant qu’hôte (2).

Si vous êtes déjà connecté dans Adobe Connect Central, vous accéderez directement à votre salle de réunion sans passer par la page d’identification.

Modifier son nom d’hôte

Par défaut, lorsque vous entrez dans votre salle de réunion, votre nom d’hôte est du type Salle 1 GRETA. Nous vous conseillons de modifier ce nom pour votre nom.

  1. Dans la fenêtre du module Participants, accédez au menu contextuel
  2. > Cliquez sur Modifiez mes informations
  3. > Saisissez votre nom dans la nouvelle fenêtre puis validez.

Unable to display content. Adobe Flash is required.

Préparer la salle virtuelle

Vous pouvez arranger votre salle virtuelle en fonction de vos besoins. Ajoutez ou supprimez des modules, déplacez-les et arrangez-les dans des dispositions qui vous permettront de passer rapidement d’une configuration à une autre.

Les « dispositions » permettent de préparer des espaces de travail différents en fonction de vos besoins/objectifs.

Par défaut, il y a 3 dispositions :

  1. Le mode collaboration : le module Partage de Tableau blanc va permettre aux participants d’illustrer leurs idées. Un module Fichiers permet à l’hôte de proposer des documents à télécharger.
  2. Le mode discussion : le module vidéo permet aux participants de se voir via leur webcam. Ils également peuvent utiliser les modules Notes de discussion, Conversation ou Sondage pour interagir.
  3. Le mode présentation : la majeure partie de l’écran est occupée par le module Partager. Les modules Vidéo, Participants et Conversation. Ce mode ce prête bien à la présentation de documents s’afficheront dans le module Partager.

Bon à savoir :

  • Vous pouvez créer autant de disposition que vous le souhaitez.
  • Chaque disposition contiendra les modules que vous avez choisis.
  • Ces dispositions sont sauvegardées avec le reste des informations de la réunion : pas besoin de les refaire à chaque fois !

Charger des documents

Les documents que vous avez ajoutés à Adobe Connect sont facilement accessibles dans l’outil Partage.
Unable to display content. Adobe Flash is required.

Vous pouvez également ajouter un document que vous n’avez pas encore déposé dans Adobe Connect Central.
Unable to display content. Adobe Flash is required.

Gérer son haut-parleur, son micro et sa webcam.

En tant qu’hôte, vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver vos haut-parleurs, votre micro et votre caméra. Cliquez sur les boutons pour activer/désactiver le service. Si le bouton est vert, le service est activé.

La barre d’outils permet de contrôler les principales fonctions de la classe virtuelle.

Par défaut, vos invités n’ont pas accès à l’ensemble des ces fonctionnalités. Ils ne peuvent utiliser leurs micro et webcam que si vous les y autorisez.

La barre d’outils des invités ne comprend par défaut que la possibilité de gérer son haut-parleur et son état : ils ne peuvent pas gérer leurs micro et leurs webcam à moins que vous ne les y autorisiez.

Ouvrir les droits aux utilisateurs sur leurs micro et leurs webcam

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs micro, vous devez activer l’option dans Service audio.

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs micro, rendez-vous dans SERVICE AUDIO puis DROITS DES PARTICIPANTS SUR LE MICROPHONE

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs webcam, vous devez activer l’option en cliquant sur la flèche à droite du bouton webcam.

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs webcam, cliquez sur le BOUTON WEBCAM puis ACTIVER LA WEBCAM POUR LES PARTICIPANTS;

Gérer les rôles des participants

Chaque participant peut-être tour à tour participant ou présentateur : les présentateurs ont plus de droits que les participants.

Pour régler le rôle d’un invité, survolez son nom dans le module participant puis cliquez sur l’option désirée.

Lorsque vous survolez le nom d’un invité avec la souris, un menu contextuel s’affiche : il vous permet de gérer son rôle.

D’autres options sont disponibles dans le menu Réunion > Gérer l’accès et l’entrée :

Via le menu REUNION, vous avez la possibilité de promouvoir tous les participants au statut de présentateur.

L’interface : onglet Réunion

  • Gérer l’accès et l’entrée
    • Promotion automatique des participants en présentateurs
    • Mettre les participants en attente
  • Préférences
    • Bande passante à régler si la connexion est de mauvaise
    • qualité
    • Annulation de l’écho
    • Qualité vidéo et écran à régler s’il y a des soucis avec la qualité de réception
  • Assistant configuration audio
    • Permet à chaque utilisateur de tester son matériel matériel (haut-parleur et microphone)
  • Enregistrer la réunion
  • Activer la zone présentateur
    • Permet d’échanger des notes entre présentateurs

L’interface : onglet Modules

  • Partager : module permettant l’affichage de :
    • Son écran
    • Un document
    • Un tableau blanc
  • Fichiers : partage des fichiers en téléchargement
  • Q&R: répondre aux questions des utilisateurs
    • Questions/ réponse à tout le monde ou à chaque utilisateur
    • Gérer l’attribution de la question à un utilisateur en particulier

Animer une classe virtuelle : quelques conseils

  • Co-animation : à 2 animateurs, l’un peut gérer la technique et l’autre l’animation
  • Sondage : utilisez les sondages pour mobiliser vos invités
  • Questions ouvertes sur un tableau blanc
  • Faire jouer différents rôles : vos invités ont peut-être des choses à dire…
  • Durée: entre 0h30 et 1h30, difficile de maintenir la concentration plus longtemps
  • Entre 5 et 10 participants si c’est du participatif
  • Varier les séquences : votre intervention est découpée en tronçons de 5 à 15 minutes
  • Désactivez les modules que vous n’utilisez pas : les participants sont souvent friands du module CONVERSATION (tchat) ce qui peut vous faire perdre l’attention de certains.

Les facteurs clés de la réussite de votre classe virtuelle

  • Une préparation minutieuse et précise de votre contenu
  • Une bonne anticipation des problèmes techniques
  • La maîtrise des outils
  • Une animation active (Des techniques d’animation maîtrisées)

À téléchager

Vous pouvez télécharger la version PDF de ce document : http://arcaentice.com/wp-content/uploads/Prise-en-main-dAdobe-Connect-hôte.pdf

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